1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных (далее - Политика) разработана во исполнение требований пункта 2 части 1 статьи 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее - Закон о персональных данных) и определяет позицию ООО «ТК ЛЮКС КЕЙС» (далее - Общество) в области обработки и защиты персональных данных; основные принципы, цели, условия и способы обработки персональных данных, перечни субъектов и обрабатываемых Обществом персональных данных, функции Общества при обработке персональных данных, права субъектов персональных данных, а также реализуемые в Обществе требования к защите персональных данных.
1.2. Положения Политики служат основой для разработки локальных нормативных актов, регламентирующих в Обществе вопросы обработки персональных данных работников Общества и других субъектов персональных данных.
1.3. Во исполнение требований части 2 статьи 18.1 Закона о персональных данных настоящая Политика публикуется в свободном доступе в информационно-телекоммуникационной сети Интернет на сайте: https://b2b-luxalto.ru/.
2. ТЕРМИНЫ И ПРИНЯТЫЕ СОКРАЩЕНИЯ
Персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному, или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
Персональные данные, разрешенные субъектом персональных данных для распространения - это персональные данные, доступ неограниченного круга лиц, к которым предоставлен субъектом персональных данных путем дачи согласия на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения.
Оператор персональных данных (оператор) - юридическое лицо, самостоятельно осуществляющее обработку персональных данных, а также определяющее цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.
Обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования. Обработка персональных данных включает в себя в том числе:
• сбор;
• запись;
• систематизацию;
• накопление;
• хранение;
• уточнение (обновление, изменение);
• извлечение;
• использование;
• передачу (предоставление, доступ);
• распространение;
• обезличивание;
• блокирование;
• удаление;
• уничтожение.
Автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.
Предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.
Распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц.
Блокирование персональных данных - временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных).
Уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.
Обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.
Информационная система персональных данных - совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку, информационных технологий и технических средств.
Трансграничная передача персональных данных - передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.
Оценка степени вреда - соотнесение обрабатываемых персональных данных к какой-либо категории (высокая, средняя, низкая), в зависимости от степени вреда, который может возникнуть, если будет нарушен закон о персональных данных.
Сookie – фрагментация данных, комплекс которых хранится на компьютере или ином устройстве посетителя сайта Общества, свидетельствующий о посещенных страницах.
3. ЦЕЛИ СБОРА И ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
3.1. Обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.
3.2. К целям обработки персональных данных оператора относятся:
• осуществление возложенных на Общество законодательством Российской Федерации функций, полномочий и обязанностей в том числе по предоставлению данных в органы государственной власти, в Пенсионный фонд Российской федерации, в Фонд социального страхования Российской Федерации, в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования, а также в иные государственные органы;
• регулирование трудовых отношений между Обществом и работниками, содействия работникам в выполнении ими своих функциональных обязанностей, обучении, карьерного продвижения по работе, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества Общества, очередности предоставления отпусков, установления и расчета размера заработной платы, страхования работников, оформления страховых свидетельств государственного пенсионного страхования, обеспечения пропускного режима и безопасности работников, учета времени, проведенного работником на рабочем месте, а также в иных целях, необходимых в связи с трудовыми отношениями с работниками Общества, в т. ч. соблюдением корпоративной культуры Общества (в части ведения телефонного справочника). Обработка персональных данных субъектов персональных данных, работающих по договорам гражданско- правового характера, осуществляется в целях контроля количества и качества выполняемой работы, выполнения договорных обязательств Общества перед субъектом персональных данных (в т. ч. в части оплаты услуг);
• осуществления деятельности в соответствии с законодательством РФ, Уставом Общества и имеющимися у Общества специальными разрешениями (лицензиями);
• отбор кандидатов на работу;
• организация пропускного режима;
• изучения конъюнктуры рынка логистических, транспортно-экспедиционных услуг, а также услуг по перевалке и перевозке груза;
• предоставление доступа посетителю на сайт Общества с целью получения информации об услугах;
• предоставления возможности работникам контрагентов Общества выполнения обязанностей, предусмотренных договорами между Обществом и ее контрагентами;
• предоставления работникам Общества и членам их семей дополнительных гарантий и компенсаций, в том числе негосударственного пенсионного обеспечения, добровольного медицинского страхования, медицинского обслуживания и других видов социального обеспечения;
• исполнения судебных актов, актов других органов и должностных лиц, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве;
• в иных законных целях.
3.3. Обработка (сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, уничтожение, удаление персональных данных подразделяется на:
• обработку персональных данных в информационных системах персональных данных с использованием средств автоматизации;
• обработку персональных данных, осуществляемую без использования средств автоматизации.
4. ПРАВОВЫЕ ОСНОВАНИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
4.1. Правовым основанием обработки персональных данных являются:
- совокупность правовых актов, во исполнение которых и в соответствии с которыми Общество осуществляет обработку персональных данных: Конституция Российской Федерации; Трудовой кодекс Российской Федерации; Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», Приказ Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 24 февраля 2021 г. № 18 «Об утверждении требований к содержанию согласия на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения»; Постановление Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»; иные нормативные правовые акты Российской Федерации и нормативные документы уполномоченных органов государственной власти;
- локальные нормативные акты и иные документы Общества.
5. ПОРЯДОК И УСЛОВИЯ ОБРАБОТКИ И ХРАНЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
5.1. Обработка персональных данных осуществляется Обществом в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
5.2. Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъектов персональных данных на обработку их персональных данных, а также без такового в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
5.3. Согласие на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, оформляется отдельно от иных согласий субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.
5.4. Согласие на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, может быть предоставлено:
• непосредственно;
• с использованием информационной системы уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных.
5.5. Общество осуществляет как автоматизированную, так и неавтоматизированную обработку персональных данных.
5.6. К обработке персональных данных допускаются работники Общества, в должностные обязанности которых входит обработка персональных данных.
5.7. Общество вправе поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных на основании заключаемого с этим лицом договора. Договор должен содержать перечень действий (операций) с персональными данными, которые будут совершаться лицом, осуществляющим обработку персональных данных, цели обработки, обязанность такого лица соблюдать конфиденциальность персональных данных и обеспечивать безопасность персональных данных при их обработке, а также требования к защите обрабатываемых персональных данных в соответствии со статьей 19 Федерального закона «О персональных данных».
5.8. Обработка персональных данных осуществляется путем:
• получения персональных данных в устной и письменной форме непосредственно с согласия субъекта персональных данных на обработку или распространение его персональных данных;
• внесения персональных данных в журналы, реестры и информационные системы Общества;
• использования иных способов обработки персональных данных.
5.9. Не допускается раскрытие третьим лицам и распространение персональных данных без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.
Общество в порядке, определенном федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области обеспечения безопасности, обязуется обеспечивать взаимодействие с государственной системой обнаружения, предупреждения и ликвидации последствий компьютерных атак на информационные ресурсы Российской Федерации, включая информирование его о компьютерных инцидентах, повлекших неправомерную передачу (предоставление, распространение, доступ) персональных данных.
5.10. Передача персональных данных органам дознания и следствия, в Федеральную налоговую службу, Пенсионный фонд, Фонд социального страхования и другие уполномоченные органы исполнительной власти и организации осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
5.11. Общество принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, распространения и других несанкционированных действий, в том числе:
• определяет угрозы безопасности персональных данных при их обработке;
• принимает локальные нормативные акты и иные документы, регулирующие отношения в сфере обработки и защиты персональных данных;
• назначает лиц, ответственных за обеспечение безопасности персональных данных в структурных подразделениях и информационных системах Общества;
• создает необходимые условия для работы с персональными данными;
• организует учет документов, содержащих персональные данные;
• организует работу с информационными системами, в которых обрабатываются персональные данные;
• хранит персональные данные в условиях, при которых обеспечивается их сохранность и исключается неправомерный доступ к ним;
• организует обучение работников Общества, осуществляющих обработку персональных данных;
• соблюдает конфиденциальность персональных данных, принимает меры, направленные на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Законом о персональных данных.
5.12. Общество осуществляет хранение персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором или соглашением.
5.13. При сборе персональных данных, в том числе посредством информационно телекоммуникационной сети интернет, Общество обеспечивает запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных граждан Российской Федерации с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации, за исключением случаев, указанных в ФЗ «О персональных данных».
5.14. Категории субъектов персональных данных.
Обрабатываются персональные данные следующих субъектов персональных данных:
• физические лица, состоящие с Обществом в трудовых отношениях;
• физические лица, уволившиеся из Общества;
• физические лица, являющиеся кандидатами на работу;
• физические лица, состоящие с Обществом в договорных и иных гражданско-правовых отношениях: посетители; посетители сайта Общества, работники сторонних организаций; уволенные работники Общества; родственники работников Общества.
5.15. Персональные данные, обрабатываемые Обществом:
• данные, полученные при осуществлении трудовых отношений;
• данные, полученные для осуществления отбора кандидатов на работу;
• данные, полученные при осуществлении гражданско-правовых отношений.
5.16. Хранение персональных данных:
5.16.1. Персональные данные субъектов могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде.
5.16.2. Персональные данные, зафиксированные на бумажных носителях, хранятся в запираемых шкафах либо в запираемых помещениях с ограниченным правом доступа.
5.16.3. Персональные данные субъектов, обрабатываемые с использованием средств автоматизации в разных целях, хранятся в разных папках.
5.16.4. Не допускается хранение и размещение документов, содержащих персональные данные, в открытых электронных каталогах (файлообменниках) в Информационной системе персональных данных.
5.16.5. Хранение персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, осуществляется не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.
5.17. Уничтожение персональных данных:
5.17.1. Уничтожение документов (носителей), содержащих персональные данные, производится путем сожжения, дробления (измельчения), химического разложения, превращения в бесформенную массу или порошок. Для уничтожения бумажных документов допускается применение шредера.
5.17.2. Персональные данные на электронных носителях уничтожаются путем удаления или форматирования носителя.
5.17.3. Факт уничтожения персональных данных подтверждается документально в соответствии с Приказом Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 28.10.2022 г. № 179 «Об утверждении Требований к подтверждению уничтожения персональных данных».